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Form- und Aufbewahrung der Buchhaltung  
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Der Ordnungsmäßigkeit der Aufzei

Der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen kommt eine wesentliche Bedeutung zu. Die entsprechenden Bestimmungen sind im §131 der Bundesabgabenordnung (BAO) zu finden. §132 BAO enthält Bestimmungen zur Aufbewahrung der erstellten Aufzeichnungen. Werden Bestimmungen verletzt, so kann das Finanzamt schätzen!

Wir empfehlen unbedingt die entsprechenden Paragraphen der Bundesabgabenordnung durchzulesen. Hier eine Zusammenfassung der Paragraphen, wobei auf die Aufzeichnungen im Ausland nicht Bezug genommen wird.

Formvorschriften

Gemäß §131 BAO ergeben sich folgende Formvorschriften:

  •  vollständig

  •  richtig

  • zeitgerecht, d. h. spätestens einen Monat und 15 Tage nach Ablauf des Kalendermonats (wenn Sie die Umsatzsteuervoranmeldung nur vierteljährlich abgeben, so verlängert sich die Frist auch auf einen Monat und 15 Tage nach Ablauf des Kalendervierteljahres).

  • zeitfolgegemäß (hierbei genügt die Arbeitstag folge gemäße Eintragung, die stundenweise Sortierung ist nicht notwendig)

  • Aufzeichnungen in einer lebenden Sprache führen.

  • Sprechende Bezeichnungen (Konten, Bücher, Aufzeichnungen).

  • Gebundene Aufzeichnungen sind mit fortlaufenden Zahlen („durchnummerieren“) zu versehen (z.B.: beim Kassabuch, Anlagenverzeichnis, …).

  • Lose Blätter sind in einem Register festzuhalten.

  • Zu den Aufzeichnungen gehörende Belege sind geordnet aufzubewahren. Die Überprüfung muss leicht möglich sein.

  • Eintragungen dürfen nicht mit leicht entfernbaren Schreibmitteln (z.B. Bleistift) vorgenommen werden.

  • Korrekturen müssen lesbar bleiben, also nicht radieren sondern lesbar (!) durchstreichen).

  • Veränderungen die den Zeitpunkt der Korrektur nicht erkennbar machen, sind unzulässig (keine Manipulation von Aufzeichnungen bzw. Belegen!).

 

Daraus ergibt sich:

  • Sie können alle Aufzeichnungen gesammelt am Monatsende erstellen, jedoch Achtung beim Kassabuch, der Kassastand muss täglich festgehalten werden (das heißt aber nicht, dass Sie die Kassa-Aufzeichnungen täglich führen müssen).

  • Machen Sie keine Eintragungen ohne entsprechenden Beleg!

  •  Ordnen Sie die Belege chronologisch und vor allem führen Sie ihre Aufzeichnungen chronologisch.

  • Führen Sie fortlaufende Nummern (beim Kontoauszug erledigt das die Bank für Sie).

  • Die Zuordnung zwischen Beleg und Aufzeichnung (z.B. Eingangsrechnung und Überweisungszeile auf dem Kontoauszug hat mittels einer fortlaufenden Belegnummer zu erfolgen).

  • Bewahren Sie ihre Belege zusammen mit ihren Aufzeichnungen (der Bezug zwischen Beleg und Aufzeichnung und umgekehrt muss leicht wiederherstellbar sein) für mindestens 7 Jahre auf. 

 

WICHTIG:
Die Einhaltung der Bestimmungen über die Ordnungsmäßigkeit bewirkt die Vermutung der sachlichen Richtigkeit!

 

Aufbewahrungsvorschriften (Auszug)

Nach §132 BAO sind die wichtigsten Aufbewahrungsregeln:

 

  •  Bücher, Aufzeichnungen und die dazugehörigen Belege sind für mindestens 7 Jahre aufzubewahren.

  • Für Belege, Geschäftspapiere und sonstigen Unterlagen kann die Aufbewahrung auf Datenträgern geschehen, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist (es müssen die entsprechenden Mitteln zur Einsicht unentgeltlich zur Verfügung gestellt werden).

Details aus dem Gesetzestext:

(1) Bücher und Aufzeichnungen sowie die zu den Büchern und Aufzeichnungen gehörigen Belege sind sieben Jahre aufzubewahren; darüber hinaus sind sie noch so lange aufzubewahren, als sie für die Abgabenerhebung betreffende anhängige Verfahren von Bedeutung sind, in denen diejenigen Parteistellung haben, für die auf Grund von Abgabenvorschriften die Bücher und Aufzeichnungen zu führen waren oder für die ohne gesetzliche Verpflichtung Bücher geführt wurden. Soweit Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen für die Abgabenerhebung von Bedeutung sind, sollen sie sieben Jahre aufbewahrt werden. Diese Fristen laufen für die Bücher und die Aufzeichnungen vom Schluss des Kalenderjahres, für das die Eintragungen in die Bücher oder  Aufzeichnungen vorgenommen worden sind, und für die Belege, Geschäftspapiere und sonstigen Unterlagen vom Schluss des Kalenderjahres, auf das sie sich beziehen; bei einem vom Kalenderjahr abweichenden Wirtschaftsjahr laufen die Fristen vom Schluss des Kalenderjahres, in dem das Wirtschaftsjahr endet.

 

(2) Hinsichtlich der in Abs. 1 genannten Belege, Geschäftspapiere und sonstigen Unterlagen kann die Aufbewahrung auf Datenträgern geschehen, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist. Soweit solche Unterlagen nur auf Datenträgern vorliegen, entfällt das Erfordernis der urschriftgetreuen Wiedergabe.

 

(3) Wer Aufbewahrungen in Form des Abs. 2 vorgenommen hat, muß, soweit er zur Einsichtgewährung verpflichtet ist, auf seine Kosten innerhalb angemessener Frist diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung stellen, die notwendig sind, um die Unterlagen lesbar zu machen, und, soweit erforderlich, ohne Hilfsmittel lesbare, dauerhafte Wiedergaben beibringen. Werden dauerhafte Wiedergaben erstellt, so sind diese auf Datenträgern zur Verfügung zu stellen.

 

 

 

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